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StarOffice 5.1: Seriendruck ohne Leerzeilen Ein häufiges Ärgernis beim Druck von Serienbriefen sind unerwünschte Leerzeilen in der Adresse. Diese treten auf, wenn mit dem Serienbrief verknüpfte Datenbankfelder keine Daten enthalten. Steht beispielsweise das Serienbrief-Feld "<ABTEILUNG>" allein in einer Zeile, bleibt diese Zeile bei jedem Datensatz leer, der keine Angabe im verknüpften Datenbankfeld "ABTEILUNG" enthält. Mit einem Feldbefehl verhindern Sie, dass in diesen Fällen Leerzeilen auftreten. 1 Laden Sie das Serienbrief-Dokument und platzieren den Cursor im Adressbereich am Anfang der Zeile, die unterdrückt werden soll, wenn sie leer bleibt. In diesem Beispiel ist dies die Zeile mit dem Serienbrief-Feld "<ABTEILUNG>". 2 Benutzen Sie die Tastenkombination "Strg+F2", um den Dialog "Feldbefehle" aufzurufen. Hier aktivieren Sie das Register "Funktionen". 3 Wählen Sie in der Liste "Feldtyp" den Eintrag "Versteckter Absatz" aus. In das Feld "Bedingung" tragen Sie einen logischen Ausdruck mit der Syntax "NOT(FELDNAME)" ein. In diesem Beispiel lautet der Eintrag also "NOT(ABTEILUNG)". 4 Um den Feldbefehl anzulegen, klicken Sie auf "Einfügen". Beenden Sie dann den Dialog mit "Schließen". Die Bedingung "NOT(ABTEILUNG)" bedeutet im Klartext "Das Feld ABTEILUNG ist leer". Ist diese Bedingung wahr, wird die Leerzeile im Seriendruck unterdrückt. Tip: Feldbefehle testen Die korrekte Funktion von Feldbefehlen lässt sich direkt im Serienbrief-Dokument testen. Schalten Sie dazu im Menü "Ansicht" die Option "Versteckte Absätze" aus. Dann drücken Sie die Taste "F4", um die verknüpfte Datenbank im Beamer-Fenster zu laden. Wählen Sie nun im Beamer einen kompletten Datensatz aus, indem Sie in der gewünschte Zeile den grauen Zeilenkopf links anklicken. Mit der Schaltfläche "Daten in Felder" in der Symbolleiste des Beamer-Fensters übernehmen Sie nun den ausgewählten Datensatz in den Serienbrief. Wiederholen Sie dies mit mehreren Datensätzen, um die korrekte Funktion des Serienbriefs zu prüfen. Feldbefehl Feldbefehle sind interne Anweisungen zur Automatisierung von StarOffice-Dokumenten. Mit Hilfe von Feldbefehlen sorgen Sie beispielsweise dafür, dass in Ihren Dokumenten automatisch das aktuelle Datum oder die aktuelle Seitenzahl erscheinen. Auch die Übernahme von Adressdaten aus einer Datenbank in einen Serienbrief geschieht im StarOffice mit Hilfe von Feldbefehlen. |
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Erschienen in: PCgo!, Ausgabe 04/2000 |