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Outlook 2000: Regeln erstellen Auf Wunsch filtert Outlook neue E-Mails und legt sie automatisch in eigenen Ordnern ab. Ihr E-Mail-Briefkasten quillt täglich mehr und mehr über? Um mehr Übersicht und Ordnung im Posteingang zu erhalten, nutzen Sie die Filterungsmöglichkeiten von Outlook. Auf Wunsch legt das Programm beispielsweise E-Mails mit bestimmten Inhalten automatisch in eigenen Ordnern ab. Mit Hilfe des Regel-Assistenten richten Sie die gewünschte Filterung ganz einfach ein. Benutzen Sie in Outlook den Befehl Extras/Regel-Assistent. Um eine Filterung hinzuzufügen, klicken Sie im Dialog Regel-Assistent auf die Schaltfläche Neu. Zunächst wählen Sie die gewünschte Methode per Mausklick aus. In diesem Beispiel ist dies der Eintrag Nachrichten abhängig vom Inhalt verschieben. Um die Bedingungen festzulegen, klicken Sie im unteren Fenster auf das Link bestimmten Wörtern. Im Dialog Text suchen geben Sie den zu filternden Begriff ein, beispielsweise Bestellung. Wählen Sie Hinzufügen und dann OK. Jetzt klicken Sie unten im Regel-Assistent auf das Link Zielordner. Um unter dem ausgewählten Ordner Posteingang ein neues Verzeichnis anzulegen, benutzen Sie im Dialog die Schaltfläche Neu. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein, etwa Neue Bestellungen, und legen diesen mit OK an. Mit nochmals OK übernehmen Sie den ausgewählten Zielordner. Klicken Sie nun im Regel-Assistenten auf Weiter. In den folgenden Schritten fügen Sie auf Wunsch weitere Bedingungen hinzu, definieren zusätzliche Aktionen und legen Ausnahmen fest. Im letzten Bildschirm vergeben Sie einen Namen für die neue Regel. Um diese sofort zu testen, aktivieren Sie hier die Option Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in "Posteingang" befinden. Mit Fertig stellen und OK schließen Sie ab. Outlook verschiebt nun vorhandene Nachrichten in den neuen Ordner, die den definierten Begriff in der Betreff-Zeile oder im Nachrichtentext enthalten. Alle neu empfangenen Mails mit diesem Begriff legt das Programm von jetzt an automatisch im Zielverzeichnis ab. Um eine Regel wieder zu deaktivieren, benutzen Sie den Befehl Extras/Regel-Asistent und entfernen das Häkchen links neben der gewünschten Regel. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 06/2000 |