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Outlook 2000: Gezielte AutoArchivierung Legen Sie individuell fest, wann und wie Outlook einzelne Ordner archiviert. Outlook archiviert automatisch in regelmäßigen Abständen E-Mails und andere Elemente, um Speicher auf der Festplatte freizugeben. Die Aufbewahrungsdauer lässt sich dabei für jeden Ordner individuell einstellen. Dadurch ist es möglich, wichtige Inhalte in einem bestimmten Ordner längere Zeit vorzuhalten oder ganz von der Archivierung auszunehmen. Um die AutoArchivierung global zu aktivieren, benutzen Sie den Befehl Extras/Optionen. Im Dialog Optionen öffnen Sie das Register Weitere und klicken auf die Schaltfläche AutoArchivierung. Schalten Sie hier die Option AutoAktivierung alle ... Tage ein. In das Feld geben Sie das gewünschte Intervall ein, beispielsweise 30 Tage. Schalten Sie zusätzlich die Optionen AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen und Abgelaufene Elemente bei AutoArchivierung löschen (nur E-Mail-Ordner) ein. Mit zweimal OK schließen Sie ab. Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die AutoArchivierung individuell für jeden Ordner. Möchten Sie beispielsweise, dass Outlook von Ihnen verschickte E-Mails zweimal im Jahr sichert, aktivieren Sie den Befehl Ansicht/Ordnerliste. Im Fenster Ordnerliste klicken Sie nun den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste an, hier: Gesendete Objekte. Benutzen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften. Im Dialog Gesendete Objekte: Eigenschaften öffnen Sie das Register AutoArchivierung. Hier schalten Sie die Option Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als ein. In den beiden Listenfeldern darunter stellen Sie den gewünschten Zeitraum ein, hier: 6 Monate. Damit Outlook die entfernten Elemente sichert, aktivieren Sie die Option Alte Elemente verschieben nach. Möchten Sie die Elemente nicht sichern, schalten Sie alternativ die Option Alle Elemente endgültig löschen ein. Mit OK übernehmen Sie die neuen Einstellungen. Auf beschriebene Weise legen Sie das Intervall der AutoArchivierung für die weiteren Ordner individuell fest. Sollen die Inhalte eines Ordners immer verfügbar sein, nehmen Sie diesen Ordner von der AutoArchivierung aus. Dazu öffnen Sie wie beschrieben das Register AutoArchivierung im Eigenschaften-Dialog eines Ordners. Hier schalten Sie die Option Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als aus und wählen OK. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 10/2000 |