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Excel ab 97: Formular als Suchhilfe Nutzen Sie die Datenbankmaske, um Informationen in großen Listen schnell zu finden. Sie verwalten umfangreiche Datenbestände mit Excel, beispielsweise Adresslisten. Um hier Einträge schnell zu finden, setzen Sie die Datenbankmaske von Excel ein. Damit die Maske zur Verfügung steht, muss die tabellarische Liste Überschriften als Feldnamen enthalten, beispielsweise Name, Vorname, Ort und so weiter. Zum Aufruf klicken Sie ein beliebige Zelle in der Datenliste an. Benutzen Sie den Befehl Daten/Maske. Im Dialog blättern Sie durch die vorhandenen Datensätze. Um die Suchfunktion zu nutzen, klicken Sie hier auf die Schaltfläche Suchkriterien. Diese heißt in Excel 2000 Kriterien. In die leere Eingabemaske geben Sie nun in das passende Feld einen Suchbegriff ein. Beispielsweise tippen Sie Faßbender in das Feld Name ein und drücken die Eingabetaste. Es genügt auch, den Anfang eines Suchbegriffes einzugeben, beispielsweise fa. Für Teilzeichensuchen innerhalb des Feldinhalts stellen Sie das *-Zeichen voran – wie in *ben. Der erste gefundene Datensatz erscheint nun im Dialog. Falls mehrere Einträge dieses Namens existieren, zeigen Sie diese nacheinander mit der Schaltfläche Nächsten suchen an. Diese heißt in Excel 2000 Weitersuchen. Zurück blättern Sie mit der Taste Vorherigen suchen. Auf Wunsch engen Sie das Suchergebnis ein, indem Sie mehrere Suchbegriffe in verschiedene Felder des leeren Suchformular eintragen. Beispielsweise geben Sie Meier in das Feld Name sowie München in das Feld Ort ein. Wenn Sie nun [Enter] drücken, zeigt der Dialog ausschließlich Personen namens Meier an, die in München wohnen. Falls nötig, geben Sie beliebig viele Suchbegriffe ein, um die Anzahl der Treffer weiter zu reduzieren. Excel verknüpft die Eingaben mit einem logischen Und. Das Programm listet also nur Treffer auf, die alle definierten Suchbegriffe enthalten. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 09/2001 |