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Excel ab 97: Spezialfilter nutzen Setzen Sie den Excel-Spezialfilter ein, um verschiedene Daten aus Listen gleichzeitig zu ermitteln. Mit dem Spezialfilter von Excel erstellen Sie komplexe Filterungen, in denen sich beliebig viele Suchbedingungen mit einander verknüpfen lassen. Laden Sie eine Tabelle, die eine Liste enthält. Damit die Filterung funktioniert, müssen Spaltenüberschriften wie Kunde oder Datum vorhanden sein. Die Liste darf keine Leerzeilen enthalten. Richten Sie zunächst den Kriterienbereich ein. Dazu legen Sie über der Liste mit dem Befehl Einfügen/Zeilen mehrere zusätzliche Leerzeilen an. Kopieren Sie dann die Spaltenüberschriften in die erste neue Leerzeile. Im Kriterienbereich legen Sie die Bedingungen für die Filterung fest. Zum Beispiel filtern Sie aus einer Liste alle Aufträge von zwei Kunden, die ab dem 01.01.2002 vergeben wurden. Tippen Sie dazu im Kriterienbereich unter der Spaltenüberschrift (hier: Kunde) den ersten Namen ein und schreiben in die Zelle darunter den Namen des zweiten Kunden. Wählen Sie die erste Zelle in der Datums-Spalte aus und geben Sie die Bedingung >=01.01.2002 ein. Tragen Sie die gleiche Suchbedingung in die Zelle darunter ein. Durch Eingaben in der gleichen Zeile definieren Sie eine Und-Verknüpfung. Diese filtert Einträge, die alle Bedingungen erfüllen, die in dieser Zeile stehen. Um eine Oder-Verknüpfung einzurichten, tragen Sie die Bedingungen in der Zeile darunter ein. Dadurch erscheinen alle Treffer, auf die mindestens eine Bedingung zutrifft. Es genügt, den Anfang eines Suchbegriffes einzugeben, den Sie filtern möchten. Sie können Platzhalter verwenden. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Die Teilzeichensuche funktioniert nur bei Textinhalten, nicht bei numerischen Einträgen. Führen Sie nun die Filterung durch. Dazu klicken Sie eine beliebige Zelle in der Hauptliste (nicht im Kriterienbereich) an und benutzen den Befehl Daten/Filter/Spezialfilter. Im Dialog Spezialfilter lassen Sie die Voreinstellung Liste an gleicher Stelle filtern unverändert. Den Listenbereich wählt Excel automatisch aus. Falls nötig, passen Sie die Auswahl an, indem Sie die komplette Liste in der Tabelle markieren. Klicken Sie im Feld Kriterienbereich auf die Schaltfläche rechts. Markieren Sie im Kriterienbereich die Überschriften und alle Zeilen darunter, die Einträge enthalten. Leere Zeilen dürfen Sie nicht auswählen. Die Koordinaten des markierten Bereichs erscheinen im Dialog Spezialfilter - Kriterienbereich. Mit der Schaltfläche rechts übernehmen Sie den Bereich in den Hauptdialog. Mit OK im Dialog Spezialfilter schließen Sie ab. In der Liste erscheinen jetzt die gefilterten Einträge. Sie können die Filterbedingungen nach Belieben anpassen. Ändert sich der Zeilenumfang im Kriterienbereich, müssen Sie diesen im Dialog Spezialfilter neu auswählen. Möchten Sie wieder die komplette Liste anzeigen, benutzen Sie den Befehl Daten/Filter/Alle anzeigen. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 06/2002 |