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Access ab 2000: Ausfüllhilfe Richten Sie dynamische Auswahllisten ein, die sich nach jeder neuen Eingabe sofort aktualisieren. Mit ein wenig Handarbeit statten Sie Felder in Access-Formularen mit dynamischen Auswahllisten aus. Sobald Sie einen neuen Eintrag in ein so präpariertes Feld eingeben, fügt Access diesen Eintrag sofort der Auswahlliste des Feldes hinzu. Dies erleichtert die Ausfüllarbeit erheblich. Zunächst richten Sie die dynamische Auswahlliste für ein Feld ein. Laden Sie eine Datenbank und wechseln in das Register Formulare. Hier wählen Sie das gewünschte Formular aus und benutzen die Schaltfläche Entwurf. Im Formulareditor klicken Sie mit der rechten Maustaste das Feld an, das Sie umwandeln möchten, und benutzen im Kontextmenü die Befehlsfolge Ändern zu/Kombinationsfeld. Öffnen Sie erneut das Kontextmenü des ausgewählten Feldes und wählen Eigenschaften. Im Register Daten des Eigenschaften-Dialogs stellen Sie im Feld Herkunftstyp die Option Tabelle/Abfrage ein. Klicken Sie das Feld Datensatzherkunft an und löschen hier alle vorhandenen Einträge. Öffnen Sie den Abfrageeditor über die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben diesem Feld. Im Dialog Tabelle anzeigen wählen Sie die Haupttabelle aus, mit der Sie arbeiten. Klicken Sie auf Hinzufügen und Schließen. In der ersten Zeile des Dialogs SQL-Anweisung : Abfrage-Generator wählen Sie das gleiche Feld aus, für das Sie gerade eine Abfrage erzeugen. Als Sortierung definieren Sie Aufsteigend. Um Leerflächen in der Liste zu vermeiden, tragen Sie in das Feld Kriterien Ist Nicht Null ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Fensters SQL-Anweisung und wählen den Befehl Eigenschaften. Im Dialog Abfrageeigenschaften setzen Sie den Wert im Feld Keine Duplikate auf Ja. Schließen Sie den Eigenschaften-Dialog und den Abfrageeditor. Bestätigen Sie mit Ja, um die Änderungen zu speichern. Access erzeugt den Code für die SQL-Abfrage im Feld Datensatzherkunft des Dialogs Kombinationsfeld. Damit Access die Eingabeliste sofort aktualisiert, wenn Sie einen neuen Wert eingeben, ordnen Sie zusätzlich ein Makro zu, das den Befehl Datensätze/Anzeige aktualisieren automatisch ausführt. Ohne diese Maßnahme erscheinen die neuen Listeneinträge erst, wenn Sie das Formular verlassen und neu öffnen. Diese Änderung nehmen Sie im aktiven Dialog Kombinationsfeld vor. Müssen Sie diesen erst öffnen, benutzen Sie im Formularentwurf den Befehl Eigenschaften im Kontextmenü des gewünschten Feldes. Aktivieren Sie das Register Ereignis. Klicken Sie in das Feld Beim Verlassen. Benutzen Sie daneben die Schaltfläche mit den drei Punkten ... Im Dialog Generator auswählen wählen Sie Makro-Generator. Klicken Sie auf OK. Vergeben Sie einen Makronamen, etwa ListeAktualisieren. Bestätigen Sie mit OK. Im Makro-Fenster stellen Sie in der Spalte Aktion im ersten ausgewählten Feld die Option AusführenBefehl ein. Wählen Sie unten im Dialog im Feld Befehl den Eintrag Aktualisieren. Schließen Sie alle Fenster und speichern jeweils die Änderungen. Sie erhalten ein dynamisches Listenfeld, das jeden vorhandenen Feldeintrag in der Tabelle genau einmal anzeigt. Wenn Sie einen neuen Eintrag eingeben, steht diese sofort in der Liste zur Verfügung. Auf beschriebene Weise präparieren Sie alle Felder, für die Sie Auswahllisten benötigen. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 09/2002 |