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Excel ab 97: Leere Zellen filtern Filtern Sie aus Ihren Listen gezielt Datensätze, die in einer bestimmten Spalte keinen Eintrag haben. Sie bearbeiten Listen mit Excel, beispielsweise Adress- oder Inventarverzeichnisse. Dabei möchten Sie Datensätze filtern, die in einer bestimmten Spalte keinen Eintrag haben. Zum Beispiel suchen Sie alle Adressen, bei denen kein Firmenname angegeben ist. Ganz einfach funktioniert dies mit dem Autofilter. Klicken Sie in der Liste, die Sie filtern möchten, eine beliebige Zelle an. Benutzen Sie den Befehl Daten/Filter/AutoFilter. Klicken Sie auf den Pfeil in der Spalte mit den zu filternden Werten, hier Firma. Wählen Sie in der Liste den Eintrag (Leere) aus. Entsprechend filtern Sie mit dem Eintrag (Nichtleere) alle Datensätze, die einen Eintrag in dieser Spalte haben. Die Optionen (Leere) und (Nichtleere) sind nur verfügbar, wenn die zu filternde Spalte eine leere Zelle enthält. Auch bei Verwendung des Spezialfilters lassen sich leere Zellen filtern. Den Spezialfilter setzen Sie ein, um komplexe Filterungen durchzuführen. Richten Sie zunächst den Kriterienbereich ein. Dies ist ein Abschnitt der Tabelle, in dem Sie die Bedingungen für die Filterung festlegen. Dazu fügen Sie über der Liste fünf Leerzeilen ein. Kopieren Sie anschließend die Spaltenüberschriften der Liste in die erste neue Leerzeile. Im Kriterienbereich definieren Sie die Bedingungen für die Filterung. Um Datensätze mit leeren Zellen in der Spalte Firma zu filtern, tragen Sie im Kriterienbereich in dieser Spalte ein Gleichheitszeichen (=) ein und drücken die Eingabetaste. Führen Sie nun die Filterung durch. Dazu wählen Sie eine beliebige Zelle in der Hauptliste (nicht im Kriterienbereich) aus. Benutzen Sie den Befehl Daten/Filter/Spezialfilter. Den Listenbereich wählt Excel automatisch in der Tabelle aus. Lassen Sie den Eintrag im Feld Listenbereich im Dialog Spezialfilter unverändert. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts im Feld Kriterienbereich. Der Dialog Spezialfilter - Kriterienbereich erscheint im Bereichswahlmodus. Mit der Maus markieren Sie jetzt den Kriterienbereich in der Tabelle, also die Überschriften und alle Zeilen darunter, die Einträge enthalten. Leerzeilen dürfen Sie nicht mit markieren. Klicken Sie im Auswahldialog auf die Schaltfläche rechts. Sie sehen die übernommenen Koordinaten nun im Feld Kriterienbereich des Hauptdialogs. Mit OK starten Sie die Filterung. Entsprechend filtern Sie mit der Bedingung <> alle Zellen, die einen Eintrag in dieser Spalte haben, also nicht leer sind. Weitere Beispiele für die Formulierung von Spezialfilter-Kriterien finden Sie in der Online-Hilfe von Excel. Um eine Filterung wieder aufzuheben, benutzen Sie den Befehl Daten/Filter/Alle anzeigen. |
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Erschienen in: PC Magazin, Ausgabe 01/2003 |